Các vấn đề (lỗi) thường gặp khi sử dụng máy in tem nhãn mã vạch

Trong bài viết này Shopply liệt kê những lỗi phổ biến bạn có thể gặp phải trong quá trình in tem nhãn với chiếc máy in mã vạch. Hãy nhận diện các lỗi trong danh sách dưới đây và click vô các đường dẫn bên cạnh để học cách giải quyết các vấn đề của máy. Một vấn đề có thể được gây ra bởi nhiều nguyên nhân (do máy in, giấy in hoặc phần mềm) nên bạn có thể sẽ phải tiến hành một vài biện pháp xử lý thì vấn đề mới được giải quyết.  Chính vi vậy cẩm nang hướng dẫn này được tổ chức để giúp bạn xử lý vấn đề tuần tự theo 3 bước:

• Kiểm tra máy in
• Kiểm tra driver (trình điều khiển) của máy in
• Kiểm tra ứng dụng phần mềm BarTender. Nếu bạn không dùng BarTender, hãy liên hệ với NCC phần mềm bán hàng POS của mình để được hỗ trợ.

Máy in chưa ở trạng thái sẵn sàng (ready mode)

Hãy chắc chắn phích cắm đã được cắm vào ổ điện, công tắc nguồn đã được bật lên, dây USB kết nối máy in và máy tính và đèn báo hiệu máy in đang ở trạng thái "sẵn sàng in" (đèn xanh)

Tùy theo từng loại máy, có máy thì hiện thị chữ sẵn sàng trên màn hình LED, có máy thể hiện sự sẵn sàng bằng tín hiệu đèn màu xanh lá cây. Để đưa chiếc máy in tem nhãn về trạng thái sẵn sàng, bạn có thể tắt máy đi rồi lại bật máy lên để máy sẵn sàng làm việc. Nếu máy của bạn khởi động với tín hiệu báo lỗi (đèn đỏ), hãy tham khảo cuốn hướng dẫn sử dụng (user manual guide) đi kèm với máy in hoặc liên hệ với nhà cung cấp máy để xử lý dứt điểm lỗi này trước khi tiếp tục với bài viết.

Cáp kết nối máy in với máy tính

Hãy kiểm tra dây cáp (USB, RS-232, Ethernet...) kết nối máy tính với máy in có bị cắm sai cách hoặc giắc cắm có bị lỏng? Để chắc chắn, bạn hãy rút cable ra rồi cắm lại cho đúng cách.

Trình điều khiển máy in (driver)

Driver máy in được cài đặt trong máy tính PC của bạn liệu có phải là phiên bản mới nhất? Nếu máy in của bạn hiển thị dưới dạng "Unknown Device" (thiết bị không xác định) thì bạn cần phải cài đặt lại driver của máy in. Nếu có nhiều biểu tượng máy in giống nhau được cài đặt, hãy gỡ bỏ phiên bản cũ và giữ lại phiên bản cập nhật mới nhất.

Mẹo nhỏ: Mở trang Control Panel / Devices and Printers và kiểm tra ngôn ngữ và độ phân giải (dpi) của máy in. Cài đặt sai ngôn ngữ cho máy in có thể gây lỗi dẫn tới tình trạng máy in không phản hồi, còn thiết lập sai DPI khiến bản in bị co lại hoặc phóng to hơn một cách bất thường.

Hãy tham khảo các liên kết dưới đây để được trợ giúp về cách thức cài đặt driver máy in:

• Drivers các loại máy in mã vạch
• Hướng dẫn cài đặt driver máy in qua cổng USB
• Hướng dẫn cài đặt driver máy in qua giao thức không dây TCP/ IP (cổng LAN/Ethernet)

Lỗi cấu hình driver máy in

Kiểm tra các thiết lập (cấu hình) trong trình điều khiển (driver) máy in sao cho chúng phù hợp với thông số bản in bạn mong muốn.

Để hiệu chỉnh cấu hình driver qua phần mềm BarTender, bạn hãy:

Mở file bằng bằng phần mềm BarTender

Đi đến File > Print

Chọn máy driver máy in bạn muốn hiệu chỉnh trong mục Printer / Name

Click vô Document Properties

Lần lượt hiệu chỉnh trong các thẻ Advanced Setup, Options và Stock:

• Bộ cảm biến (sensor type): cài đặt phương pháp cảm biến theo bước nhảy tem(Gaps), cảm biến theo điểm đen (Black mark) hoặc không gì cả/giấy liên tục (Continuous) 
• Phương pháp in (print method) / Loại tem nhãn (Media type): Direct Thermal (in nhiệt trực tiếp, không cần mực) hoặc Thermal Transfer (in chuyển nhiệt với cuộn mực ribbon).
• Xử lý tem nhãn (mMedia handling): Bao gồm những lựa chọn chế độ nghỉ (pausing), nghỉ để bóc tem (pausing for tear off), dao cắt giấy (cutting the stock)...
• Tốc độ in (print speed): Theo nguyên tắc, tốc độ in càng chậm thì bản in càng rõ nét. Tốc độ in quá nhanh có thể gây ra lỗi nhảy tem do tốc độ chạy tem quá nhanh so với khả năng đọc của bộ cảm biến.
• Nhiệt lượng đầu in (darkness): bạn nên thiết lập nhiệt lượng ở đầu in (darkness) ở mức phù hợp với loại tem decal và mực in đang sử dụng nếu bạn đặt nhiệt độ mức cao (high darkness) thì cuộn mực ribbon có thể bị nóng chảy do nhiệt lượng được thiết lập ở mức quá cao so với cuộn ruy-băng. Thông thường bạn nên tùy chỉnh nhiệt lượng đầu in theo loại mực bạn dùng. Ví dụ, mực resin cần lượng nhiệt năng lớn để làm nóng chảy chất nhựa resin, nếu bạn để mức nhiệt thấp dành cho mực wax (dễ nóng chảy) thì có thể dẫn đến tình trạng mực in bị mờ hoặc chữ in ra mờ quá không đọc được vì lượng nhiệt từ đầu in chưa đủ làm tan chảy mực resin trên cuộn ruy-băng. Do vậy, nếu bạn dùng mực wax thì điều chỉnh nhiệt năng ở mức 0-7, mực wax-resin với mức gia nhiệt tầm 7-14, và mực resin ở mức 14-20.

Lưu ý:
- BarTender gửi cấu hình của trình điều khiển máy in tại mỗi lệnh in (Document properties), do đó tốt nhất bạn nên thiết lập cấu hình in trực tiếp từ phần mềm Bartender thay vì từ trình điều khiển driver trong Devices and Printers của Windows. 
- Mẫu tem và cấu hình driver được thiết lập trong phần mềm BarTender được lưu thành file dưới định dạng .btw và sẽ được đặt làm cấu hình mặc định ở lần in hiện tại, vượt qua cấu hình ở driver máy in trong Windows. Các thiết lập trong phần Devices and Printers (Printers/Faxes) là mặc định và sẽ được áp dụng đối với các mẫu tem .btw được tạo trong tương lai.
- Giao diện các lựa chọn bên trên là ở trong driver của Seagull. Drivers phát triển bởi các NCC phần mềm khác cũng có các options tương tự nhưng giao diện (cách bố trí, tên gọi...) có thể khác đi.

Chọn sai cổng giao tiếp máy in (Port)

Hãy kiểm tra cổng giao tiếp máy in được thiết lập trong phần thuộc tính (properties) có khớp với chuẩn dây cáp kết nối máy in với máy tính (USB, Ethernet, RS-232...). Máy tính giao tiếp với máy in qua cổng giao tiếp được bạn thiết lập trong driver máy in. Dây cáp kết nối máy tính với máy in có nhiều loại, nếu bạn chọn cáp kết nối loại nào thì cần phải vào trong driver và thiết lập cổng giao tiếp tương ứng:

• Mở Devices and Printers trong Control Panel
• Click chuột phải vào biểu tượng máy in > chọn Printer Properties (lưu ý là Printer Properties khác với Properties)
• Chọn thẻ Ports (cổng giao tiếp)
• Chọn cổng giao tiếp phù hợp với dây cáp máy in của bạn:
  - Dây cáp Serial: chọn cổng Com 1, Com 2, Com 3, ...
  - Dây cáp Parallel: chọn cổng LPT 1, LPT 2, LPT 3, ...
  - Dây cáp USB: chọn cổng USB 1, USB 2, USB 3, ...
  - Dây LAN/Ethernet: chọn giao thức TCP/ IP address, cổng RAW (cổng mặc định là 8000 và 9100), LPR
• Chọn xong thì nhấn nút Apply

Ghi chú: Dây cáp chuyển đổi (cáp lai), ví dụ cáp USB - RS232 thường phải cài thêm driver bổ sung để dây mới có thể chạy được đúng cách. Hãy tham khảo phần hướng dẫn sử dụng cáp kết nối hoặc vào trang chủ của nhà sản xuất để nhận trợ giúp.

Lỗi căn chỉnh tem (calibration, lỗi cảm biến)

Hãy kiểm tra và đảm bảo máy in của bạn căn chỉnh tem (calibration) vào đúng vị trí của nó. Nói một cách kỹ thuật là bạn cần đảm bảo bộ cảm biến (mắt thần) của máy in nhận được bước nhảy (labels gap) giữa 2 hàng tem trên cuộn giấy.

Hãy nhấn nút Feed trên máy in và để ý xem có bao nhiêu con tem được chạy ra và vị trí nơi con tem dừng lại. Lặp lại thao tác này từ 3 tới 5 lần nếu máy vẫn tiếp tục báo lỗi. Trong trường hợp không xử lý được, bạn hãy tham khảo cuốn hướng dẫn đi kèm máy in hoặc liên hệ với nhà cung cấp máy in để được hướng dẫn cách cân chỉnh tem nhãn.

Lưu ý: Cách tái thiết lập bộ cảm biến (calibration/sensor reset) cho máy in mã vạch là rất đa dạng tùy theo thương hiệu máy in khác nhau. Hãy click vô đường dẫn này để tham khảo cách thiết lập lại mắt thần cảm biến cho máy in của bạn!

Thiết lập trang & kích thước tem

Hãy kiểm tra thiết lập trang (page setup) xem thông số có xung đột với cỡ tem (stock) bạn đang thiết kế.

Nếu bạn bỏ qua các thao tác khởi tạo mẫu tem thì bạn vẫn phải theo các bước dưới đây để kiểm tra lại thiết lập trang và cỡ tem. Bạn cũng nên dùng thước kẻ để đo cỡ tem thực tế thay vì tin tưởng thông số kích thước ghi trên cuộn giấy. Đế tem thường rộng hơn con tem dán lên bề mặt của nó nên bạn cũng phải đo kích thước đế tem để xác định ra khoảng trống lề không in (unused/unprinted margins). 

Để biết thêm thông tin, bạn hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn thiết lập trang (page setup) 

Trước tiên hãy mở mẫu tem.btw của bạn bằng phần mềm BarTender

Chọn File > Page Setup > Page > Orientation

Tại đây, hãy chọn:

- Portrait: thiết lập này được sử dụng khi bạn muốn in ra bản in thẳng đứng (hình chữ nhật đứng, giống như bức ảnh chân dung).
- Landscape: cấu hình này được sử dụng nếu bạn muốn in ra bản in nằm ngang (hình chữ nhật đứng), xoay 90º theo chiều kim đồng hồ.

File > Page Setup > Page > Page size

- User defined page size: chọn mẫu tem phù hợp trong danh sách mẫu tem đã được thiết kế sẵn bởi nhà cung cấp phần mềm Bartender.
- Custom: Nếu cỡ tem bạn muốn dùng không có trong danh sách mẫu tem được thiết kế sẵn bởi NCC, hãy nhập chiều rộng (width) và chiều cao (height) của con tem vào 2 trường thông tin tương ứng

File > Page Setup > Page > Layout

- Đặt lại số lượng dòng (rows) và cột (columns) cho chính xác.
- Điều chỉnh các lề trái/phải (margins) theo đúng với thực tế kích thước của cuộn decal in tem nhãn.

Lưu ý: khoảng cách trên dưới (labels gap, bước nhảy tem) giữa 2 hàng/con tem đã được xử lý bởi driver nên bạn không cần phải điều chỉnh gì ở phần margins này.

• Click OK để lưu lại các thay đổi

• Thử in lại mẫu tem của bạn

Lưu ý: trước khi in, bạn hãy File > Preview (xem trước) để kiểm tra xem những hiệu chỉnh của bạn có đúng ý mình hay chưa.

Lắp giấy in và mực in sai cách

Verify the printer can print to your stock.

Printers can commonly print a configuration page by using the LED panel.  A configuration page will also provide useful information about your printer, such as current printer language (if it supports multiple languages) and the printer DPI (dots per inch, or resolution). Consult your printer manual or contact the printer manufacturer for assistance.

Tối ưu hiệu suất in và phương pháp in Performance optimizations and object print methods

Hiệu chỉnh hiệu suất máy in và phương pháp in ở mức tối ưu nhất.

BarTender cung cấp nhiều lựa chọn để bạn tối ưu hiệu suất in ấn bằng cách sử dụng driver của Seagull. Việc tối ưu Optimizations options are limited when a Seagull driver is not in use.

Although having the Performance settings within the BarTender Print dialog turned on is typically optimal, they may cause issues if they are not supported by the printer’s current firmware or the printer memory is not working correctly.  When troubleshooting BarTender it is beneficial to disable all the Performance settings.  With all these settings unchecked, BarTender will generate the printer code in a simpler manner. 

Note: When setting performance optimizations and object print methods you may choose which documents the changes affect:

Use Settings For All Documents

Use Settings For This Document Only

Open your document in BarTender

Đi tới File > Print

Chọn thẻ Performance

Gỡ bỏ (uncheck) tất cả các lựa chọn (options)

Chọn thẻ Object Print Method

Set the available dropdown menus to Raster Graphics

Lưu lại thay đổi

In tem

If removing the performance settings resolves your issue, you may want to re-enable each performance setting one at a time to see if it's only a specific performance setting causing the issue.

Barcodes have an additional performance setting within the barcode properties.  BarTender can send an image of the barcode rather then tell the printer to generate the barcode.

Open the barcode properties (right click barcode object > Properties)

Select Symbology and Size tab

Click the Print Method button

Select Barcodes and human readable text controlled by BarTender

Click Ok

Close Barcode Properties

Save the document

Print the document

Lỗi font chữ

Hãy kiểm tra font chữ in của bạn.

Có hai loại phông chữ: Phông chữ máy in và font chữ Windows. Phông chữ máy in được lưu trữ nguyên bản trên máy in và thiên về hiệu suất, trong khi phông chữ Windows được lưu trữ trong thư mục C:\Windows\Fonts.

Nếu bạn đang sử dụng phông chữ Windows trong BarTender, một hộp thoại cảnh báo xuất hiện khi lệnh in được bắt đầu và hỏi bạn có muốn tiếp tục sử dụng phông chữ Windows hay muốn thay thế nó bằng font chữ máy in (True Type Fonts). Người dùng thường click bỏ qua cảnh báo này và hệ quả chữ in ra bị méo. Hãy tích chọn font chữ máy in (lựa chọn thứ 2 có hàng chữ True Type Fonts).

1. Mở văn bản thiêt kế tem của bạn bằng BarTender

2. Ở mỗi khung mã vạch hay khung chữ:

• Click chuột phải vào khung văn bản rồi chọn Properties
• Chọn thẻ Font
• Chọn tiếp thẻ nhánh Advanced
• Gỡ bỏ lựa chọn Substitute Best Matching Printer Font (Bartender 9.4) hoặc chọn Script > Western (trong Bartender 2016)
• Đóng cửa sổ Text properties lại

3. Click vô File > Print

• Chọn thẻ Performance (Bartender 9.4) hoặc chọn Object Print Method (trong Bartender 2016)
• Gỡ bỏ chọn lựa Warn when using True Type Fonts (Bartender 9.4) hoặc chọn Objects > TypeTrue text > Text output (trong Bartender 2016)
• Đóng cửa sổ Print
• Lưu (save) văn bản lại
• In văn bản

Lưu ý: Văn bản của bạn có thể in dưới dạng mã vạch nếu phông chữ được chọn là phông chữ mã vạch. Nếu gặp trường hợp này, hãy đổi font mã vạch thành phông chữ văn bản (font Arial chẳng hạn) để khắc phục vấn đề này.