Phần mềm in hóa đơn bán hàng có thật sự cần thiết??

Rất nhiều chủ cửa hàng nhỏ lẻ vẫn đặt câu hỏi có thực sự cần sử dụng phần mềm in hóa đơn hay không? Tìm hiểu ngay bài viết dưới để để tìm hiểu rất nhiều lợi ích mà các chủ cửa hàng chưa thấy hết. 

1.Bạn định viết hóa đơn tay đến tận bao giờ?

100% khách hàng sau khi nhận được hóa đơn đều kiểm tra lại những thứ họ đã mua, cả số lượng và giá cả. Dễ dàng nhận thấy, các mẫu hóa đơn bán hàng viết tay hiện nay đã không còn phổ biến như trước! Nhiều thu ngân lâu năm chia sẻ lại rằng “4 tính” chết người khi viết hóa đơn tay gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình hoạt động của cửa hàng đó là: tính thiếu, tính sai, tính chậm và tính nhầm. 

Kể cả, người cẩn thận chỉn chu đến mấy cũng khó có thể thoát khỏi những lỗi sai trên nếu vẫn mãi áp dụng cách làm thủ công và quá khó để đối chiếu lại thông tin khi cần. Lãng phí thời gian, thất thoát tiền bạc, doanh thu tụt giảm là hậu quả hiển nhiên bạn phải gánh chịu.

2.Lý giải lợi ích có 102 khi dùng phần mềm in hóa đơn

2.1. “Bái bai” nhầm lẫn thất thoát

Người tính không bằng máy tính, phần mềm hỗ trợ thực hiện toàn bộ các bước tình toán từ cộng trừ, nhân chia hay thậm chí chiết khấu của từng đơn hàng một cách chính xác nhất, nhanh chóng và dễ dàng mà bạn không ngờ.
Đặc biệt, với khả năng tự động thanh toán mà công cụ này mang lại, quy trình thanh toán cũng nhanh hơn, tiết kiệm thời gian giúp cải thiện các nghiệp vụ. Nhân viên bán hàng sẽ không cần tập trung quá nhiều vào việc tính toán, mà dành thời gian cho những công việc khác.

2.2.Mang đến cho  khách hàng trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, hiện đại

Cửa hàng của bạn đã có không gian tinh tế, đẹp mắt, sản phẩm chất lượng, nhân viên thân thiện thì tất nhiên không thể thiếu một quy trình chuyên nghiệp, hiện đại. Việc sử dụng phần mềm bán hàng sẽ được cập nhật đầy đủ thông tin theo yêu cầu, hoá đơn được in ra ngay lập tức, khách hàng có thể đối chiếu, xem xét có đúng thực đơn đã dùng không. In ra một chiếc hoá đơn được thiết kế mạch lạc sẽ chính là thứ giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng thay vì một tờ hoá đơn được viết vội bằng tay. Hơn nữa, với phần mềm bán hàng, các hóa đơn sẽ được chi tiết hóa hơn và làm tăng tính minh bạch, sự tin tưởng của khách hàng.

Bên cạnh đó, quy trình in hoá đơn sẽ giúp bạn tăng nhanh tốc độ phục vụ. Khách hàng sẽ không còn phải mất thời gian chờ nhân viên tính toán, ghi chép thủ công nữa. Khi ấy, dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiện đại sẽ là những lời khen có cánh mà khách hàng dành cho bạn. Ngoài ra, nếu bạn phục vụ cả  khách quốc tế, thực hiện ngay một phiên bản hoá đơn bằng tiếng Anh sẽ mang lại lợi thế hơn nhiều so với đối thủ.

2.3.Triệt tiêu gian lận hoặc sai sót từ nhân viên

Nhân viên thu ngân có thể vô tình hoặc cố ý gây sai lệch doanh thu nếu bạn không kiểm soát được hóa đơn. Ví dụ: Đối với mô hình như quán ăn, nhà hàng, nhân viên chỉ cần ăn bớt số lượng đồ ăn, đồ uống, hoặc số bàn, không cập nhật doanh thu, là đã nhét túi được một món lời.
Tính trung thực, thật thà đối với mỗi nhân viên bán hàng là rất quan trọng. Sử dụng  phần mềm bán hàng cũng chính là cơ hội cho mỗi nhân viên khẳng định bản thân, tăng tính minh bạch cho các nghiệp vụ của họ nhờ chức năng phân quyền trên phần mềm. Chức năng đó là gì? Mỗi nhân viên được phân quyền hạn khác nhau, nhân viên thu ngân chỉ được phép ghi hoá đơn, khi thanh toán hay sửa đổi bất kỳ thông tin gì, lập tức sẽ hiển thị lên màn hình của người quản lý. Người quản lý dễ dàng theo dõi quá trình thanh toán, tăng tính minh bạch đối với mỗi nhân viên.

Ngoài ra, trong trường hợp chưa hoàn toàn tin tưởng nhân viên, bạn chỉ cần dán dòng ghi chú "Quý khách sẽ được giảm giá sản phẩm nếu không nhận được hoá đơn của cửa hàng" tại những nơi hàng dễ dàng trông thấy. Khi ấy, nhân viên bắt buộc phải in hoá đơn, mỗi khi hoá đơn được in ra thì phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động cập nhật doanh thu về điện thoại của bạn. Vậy là nỗi lo về việc nhân viên gian lận cũng không còn nữa.

2.4. In hóa đơn lưu trữ thông tin an toàn, chi tiết

Rõ ràng, việc lưu trữ bất cứ thông tin nào đối với các quản lý đều là sự cần thiết. Ưu điểm phải kể đến tiếp theo là toàn bộ thông tin hóa đơn được lưu trữ an toàn,cẩn thận trên bộ nhớ. Tạo ra cơ sở dữ liệu khi khách hàng muốn xác minh, hoặc khi người quản lý muốn đối chiếu với thực tế bằng chức năng tìm kiếm thông minh trên phần mềm.

2.5.Quảng cáo miễn phí cho cửa hàng

Bạn đang tốn không ít tiền để quảng cáo nhưng lại không biết rằng mẫu hóa đơn bán lẻ là một cách quảng cáo miễn phí và rất hiệu quả. Các thông tin về cửa hàng của bạn như địa chỉ, số điện thoại, Logo, Website, Facebook sẽ được lan truyền từ chính khách hàng của bạn đến các khách hàng tiềm năng khác. Từ đó, họ có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về cửa hàng bạn để mua hàng.